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  • Boas práticas de compliance em compras e contratos

    Boas práticas de compliance em compras e contratos

    As boas práticas de compliance em compras e contratos podem ser definidas como ações e atitudes que visam promover transparência e segurança previamente e de forma estratégica para os momentos de compra e negociação de contratos. Ou seja, visa garantir que a instituição não esteja correndo nenhum risco com esse novo serviço ou parceiro.

    Para garantir transparência e segurança em suas contratações e processos de compra, é necessário entender quais os pontos mais importantes a serem avaliados para tomada de decisão. Com isso, o compliance torna-se essencial, indicando quais normas devem ser cumpridas para adequar essas atividades à lei e, também, evitar riscos de fraudes e golpes.

    Nesse conteúdo, vamos conhecer as boas práticas de compliance em compras e contratos. Assim, conhecendo a fundo como funcionam essas práticas e como elas devem ser aplicadas em sua empresa para promover segurança e proteção. 

    O que é Compliance em Compras e contratos

    Ter conhecimento acerca dessas boas práticas de Compliance específicas para realizar o monitoramento de compras e fechar contratos é imprescindível. Isso já que, essas duas ações, se feitas de maneira incorreta e com pouca cautela, podem funcionar como a porta de entrada para golpes e fraudes.  

    Desse modo, é necessário cultivar esse conjunto de hábitos dentro da empresa e saber como identificar possíveis instabilidades e riscos na hora da negociação. 

    Normalmente, para realizar negociações e fechar contratos, a empresa possui um setor de compras responsável por isso. Sob este viés, quando falamos de compliance em compras e contratos, estamos justamente falando sobre o conjunto de normas e diretrizes que devem ser cumpridas por esse grupo.

    A gestão de contratos e a realização de compras deve ter, em seus processos, a avaliação prévia de risco, assim como o monitoramento de possíveis ameaças ao longo do tempo. Assim, para que isto ocorra, cada integrante desse setor precisa conhecer detalhadamente as regras e cuidados estratégicos de Compliance. 

    Boas práticas de Compliance em Compras e Contratos

    Tais cuidados estratégicos citados anteriormente, ou seja, o conjunto de diretrizes e normas da gestão de contratos e monitoramento de compras também são  parte de um conjunto de pilares que integram as boas práticas de Compliance. Assim, para essa área específica, o que precisa ser avaliado desde antes do processo de compra e contrato é não apenas os benefícios dessa transação comercial, mas também se a relação apresenta risco, quais são eles e como eles impactam na sua empresa. 

    Dessa maneira, é possível dizer que esse setor deve estar atento à criação de estratégias e instrumentos que tenham como principal objetivo aumentar a transparência desse processo. Além disso, os integrantes devem avaliar, por meio do Due Diligence, os riscos anteriores à conclusão do contrato e, também, realizar a avaliação de parceiros, investigando possíveis atos ilícitos que aquela instituição possa ter cometido anteriormente.

    Isto visto que, se a instituição tiver em seu histórico algum tipo de problema jurídico ou registro criminal, é mais provável que essa não seja uma boa relação para sua empresa. Ou seja, você estará minimizando os impactos desses riscos em sua instituição. 

    A importância de boas práticas de Compliance em Compras

    Criar ações para identificar, combater e minimizar riscos é totalmente necessário para o setor de compras. Isto porque, além de ser responsável por questões comerciais, prestação de serviço e contratações, é o setor que possui mais conexão com o segmento financeiro da empresa, super vulnerável a golpes. 

    Sendo assim, o segmento de compras precisa garantir duas coisas. A primeira é o cumprimento adequado das Leis por meio da instalação de diretrizes e normas e a segunda é assegurar que todas as estratégias e boas práticas de Compliance sejam realizadas de maneira correta e eficiente nos seus processos de trabalho.

    Isto visto que por meio dessas boas práticas de compliance, a empresa consegue garantir um controle muito mais eficiente e cauteloso sobre as relações. Assim, ela pode, por exemplo, elaborar critérios de avaliação de riscos, estabelecer que 100% das relações estejam de acordo com a legislação, proteger dados da empresa, prevenir perdas e prejuízos financeiros, assim como riscos reputacionais. 

    A importância de boas práticas de Compliance em contratos 

    Além de garantir tais cuidados com a gestão de compras, as boas práticas de compliance precisam estar presentes na negociação de contratos. Como explicado pela Lei de Anticorrupção, a falta de um código de ética e o descumprimento de normas, significa o descrédito com tal legislação e, portanto, um problema jurídico para a empresa.

    Nesse sentido, especialmente para contratos, as diretrizes de Compliance devem ser respeitadas de forma adequada visando, exatamente, estar em cumprimento com a Lei. Dessa maneira, é necessário que os responsáveis pela área estejam avaliando e controlando prazos, valores e, também, criar um contrato claro, onde todas as políticas de segurança estejam informadas.

    Ademais, eles devem oferecer todas as documentações de forma detalhada e, para minimizar riscos, realizar a avaliação dos envolvidos no contrato, garantindo, que todos estejam de acordo com a legislação e se comprometam com as cláusulas do documento. 

    Conheça as boas práticas de Compliance em Compras e Contratos

    Para realizar tais boas práticas, precisamos conhecê-las e estabelecermos elas dentro da cultura de segurança da empresa. Confira as principais práticas!

    1. Construir canais de denúncias seguros

    É importante para a realização de compras e contratos de forma segura que a empresa forneça canais de denúncia. Isto pois ao identificar algum tipo de ato ilícito ou descumprimento de norma na relação, as pessoas envolvidas tenham um espaço seguro e anônimo para realizar sua denúncia em relação à situações atípicas das compras, colaborando com a solução do problema. Além disso, é necessário que os interessados saibam quando e como reportar tais situações. Ou seja, que eles recebam as instruções necessárias para identificar problemas no processo de compras. 

    2. Realizar a avaliação de fornecedores

    Como um tipo de público envolvido nos contratos, torna-se interessante para a segurança e transparência da empresa. Nesse sentido, realizar a avaliação de fornecedores utilizando critérios e averiguando cuidadosamente os riscos, é uma forma de proteger sua empresa contra golpes e fraudes. 

    Alguns desses critérios a serem utilizados podem ser, por exemplo, verificar a saúde financeira do fornecedor, sua relação com o mercado e  analisar o valor do investimento. Dentro desses critérios, é interessante também avaliar como as boas práticas de compra e contratação funcionam dentro da empresa fornecedora e como ela impactam na sua cultura de boas práticas. 

    3. Monitorar continuamente o processo de compra e contratação 

    Para garantir que tanto a compra quanto o respeito às diretrizes do contrato funcionem, é importante realizar, continuamente, o monitoramento de todas as etapas. Desde antes da negociação, monitorar cada detalhe faz a diferença e assegura que sua empresa evite, principalmente, problemas jurídicos. 

    4. Estar atento às mudanças na legislação 

    A legislação que visa as empresas está sempre em constante mudança, sofrendo alterações. Por isso, os responsáveis pelos processos de compra e fechamento de contrato precisam estar cientes e acompanhando essas mudanças, garantindo a adequação dos envolvidos perante à Lei. 

    5. Automatizar processos 

    Como analisar e monitorar cada etapa exige muito tempo e muito trabalho, é interessante automatizar esses processos. Assim, optar por tecnologias que auxiliem na mitigação de riscos é uma excelente escolha para quem busca resultados mais rápidos e muito mais assertivos e completos. 

    Sob esta perspectiva, nossa solução de Background Check gera transparência, segurança e escalabilidade para suas compras e contratos. Isso tudo de maneira automatizada e produzindo resultados detalhados para o seu acompanhamento.

    Nossa solução nas boas práticas de Compras e Contratos 

    Nossa solução de Background Check  pode auxiliar em suas boas práticas de Compliance nas compras e contratos. Isso porque nossa checagem de pessoas e empresas é realizada em poucos minutos por meio de mais 200 fontes, gerando escalabilidade para tais processos.

    Além disso, devido à diversidade de fontes e graças a nossa tecnologia inteligente, nossos resultados sobre os riscos são completos, fornecendo para você detalhadamente o nível dos riscos. Assim, facilitando e dando praticidade a tomada de decisão e ao monitoramento de todo o processo, antes e depois da escolha. 

    Para saber e conhecer mais como essa ferramenta pode auxiliar você nisso, acesse nosso site e solicite uma demonstração gratuita! 

  • Turnover: o que é, como calcular e dicas para reduzi-lo

    Turnover: o que é, como calcular e dicas para reduzi-lo

    Turnover é uma métrica utilizada para medir a taxa de entrada e saída de colaboradores em uma empresa em um determinado período. Ele é calculado com base no número de demissões e contratações, refletindo a estabilidade ou a fluidez da equipe.

    Um dos principais desafios enfrentados por empresas, atualmente, é manter seus colaboradores engajados e atrair novos, quando necessário. Isso deve-se ao alto índice de turnover e novas dinâmicas do mercado, que vêm crescendo e intensificando esses fluxos de entradas e saídas nas organizações.

    Nesse sentido, as empresas concentram-se em criar estratégias e ações que chamem e despertem o interesse  de seus colaboradores em se estabilizar nelas ou, ainda, estabelecer uma imagem positiva, tornando-se cada vez mais um lugar atraente, confortável, seguro e leve para se trabalhar e construir parcerias.

    Mas afinal, o que é Turnover?

    A construção da palavra Turnover tem origem da língua inglesa e, se traduzida para o português, tem sentido de renovação, virada e mudança. No cenário brasileiro, o conceito foi compreendido como rotatividade de pessoas e seus movimentos dentro da empresa. É por essa razão que o turnover é também conhecido como índice de rotatividade.

    Na prática, o Turnover é um índice que calcula a quantidade de colaboradores internos e externos que deixam a organização em um período específico de tempo. Dessa maneira, é possível perceber como funciona a cultura organizacional da instituição e também se o recrutamento vem sendo realizado de forma adequada e eficaz.

    Turnover

    Por que o Turnover acontece?

    Esse fluxo de pessoas tem relação tanto com a expectativa da pessoa que foi selecionada ou do parceiro com a organização como também com a expectativa da organização sobre o novo colaborador.

    Isso significa que o turnover está diretamente conectado ao relacionamento entre a empresa e suas parcerias, que pode não ocorrer bem por diversas razões e situações.

    Como alguns desses motivos, podemos destacar:

    • Ausência de reconhecimento;
    • Ausência de pagamento;
    • Salários injustos;
    • Ineficiência de fornecimento;
    • Falta de treinamento e apresentação da empresa;
    • Alta carga horária;
    • Lavagem de dinheiro e/ou furtos;
    • Liderança ineficiente;
    • Carência de feedbacks e trabalhos mal executados.

    Os tipos de Turnover

    Como existem diversas causas para que o turnover aconteça, ele pode ser classificado em até seis tipos: involuntário, voluntário, funcional, disfuncional, evitável e inevitável. Veja abaixo um pouco mais sobre cada um desses tipos e seus exemplos.

    Turnover involuntário

    Em contrapartida ao Turnover voluntário, no Turnover involuntário, quem realiza o desligamento do colaborador/parceiro é a empresa.

    Essa decisão é influenciada por alguns fatores que justificam esse rompimento de relacionamento e, geralmente, ocorre quando há quebra de expectativa da empresa em relação ao colaborador por:

    • Ineficiência no trabalho;
    • Baixo engajamento nas tarefas;
    • Mudanças na área de trabalho;
    • Lavagem de dinheiro;
    • Quebra de cláusulas do contrato;
    • Conflitos em equipe;
    • Serviço de baixa qualidade;
    • Justa causa.

    👉 Veja como evitar com o Know Your Employee (KYE).

    Turnover voluntário

    Acontece quando o colaborador é quem decide se desligar da organização. Tal fato ocorre por muitas razões já citadas mas, nesse caso, entre as principais temos:

    • Insatisfação com local de trabalho atual;
    • Insatisfação com o serviço contratado;
    • Uma nova e melhor proposta de trabalho em outra organização;
    • Ausência de um plano de carreira.

    Ou seja, nessa situação, o colaborador é quem, por vontade própria, decide deixar a organização por motivos pessoais ou por infelicidade com o emprego naquele espaço.

    Esse tipo de turnover também pode ser subdivido em dois outros tipos: turnover funcional e turnover disfuncional.

    Turnover Funcional

    É quando a saída voluntária do funcionário não causa tanto prejuízo à organização, já que esse colaborador possui um desempenho baixo e não estava contribuindo adequadamente com o crescimento da empresa. Nesse sentido, torna-se facilmente substituível.

    Turnover disfuncional

    Já, o turnover disfuncional gera mais prejuízos a empresa, pois apresenta a perda de um funcionário de alto desempenho e trabalho de qualidade.

    Dessa maneira é muito difícil encontrar outro profissional da área que possa facilmente substituí-lo e, se encontrado, esse profissional terá um custo bem elevado.

    Turnover evitável e inevitável

    Além dessas classificações, ainda podemos nomear o turnover em evitável e inevitável. Veja quando isso ocorre:

    Turnover evitável

    Ocorre quando a organização é capaz de influenciar na decisão dos colaboradores de deixar ou não a empresa. Isso pode ser feito através de ações internas que transformam o ambiente organizacional para melhor.

    Turnover inevitável

    É quando uma mudança pessoal, da vida do colaborador, influencia na sua saída da empresa. É o caso de pessoas que voltam a estudar, começam uma família ou precisam mudar de cidade, por exemplo.

    Dessa maneira, a organização não tem muita influência ou formas de convencer o colaborador a continuar operando em sua organização.

    Entretanto, hoje em dia, já é possível ver algumas organizações flexibilizando normas e horários que se adequam às novas rotinas e vidas desses trabalhadores como estratégias de evitar o turnover mas também de aprimorar o clima organizacional.

    Quando o Turnover é considerado alto?

    Visto o que é o conceito de Turnover, quais são suas classificações e suas causas, podemos compreender agora como avaliar quando esse índice está ou não em um grau alto. Para alguns especialistas, a média ideal de índice de rotatividade seria de 5% até 10% em um período de um ano.

    Mas como calcular o índice de rotatividade?

    Existem algumas formas de realizar esse cálculo, entretanto a mais comum delas é usando a fórmula do Turnover expressa por esses elementos a seguir:

    Turnover = [(Entrada + Saída de colaboradores) / 2 / Total de colaboradores x 100

    Caso o resultado dessa equação ultrapasse 10%, o índice pode estar sinalizando problemas e entraves na organização que podem vir a gerar prejuízos financeiros e demandar bastante tempo para serem solucionados. Porém, vale ressaltar que esse parâmetro varia do contexto de cada empresa e como ela está inserida no mercado.

    A taxa média mensal do Turnover

    Sabendo que o ideal é atingir – no máximo – o índice de 10% no período de um ano, podemos concluir que a taxa média mensal do Turnover deve ser de 1%. Esse, portanto, seria o índice “saudável” de rotatividade em uma empresa durante 30 dias.

    Índice de rotatividade alta

    Apesar de ser um desafio a ser solucionado pela organização, o índice de Turnover quando alto pode motivar a equipe a encontrar novos talentos que vão potencializar o trabalho e aumentar o desempenho da empresa.

    Isso, é claro, com um bom programa de recrutamento capaz de buscar profissionais de qualidade e integridade.

    Importância de calcular o Turnover

    É muito importante calcular o índice de rotatividade da sua empresa para identificar, reconhecer e corrigir problemas. Assim, é possível mudar aquilo que não está funcionando e evitar a perda de novos funcionários que são essenciais para o funcionamento e gestão.

    Além disso, o Turnover acaba gerando um grande prejuízo financeiro visto que o custo para realizar um novo recrutamento é super alto para a empresa.

    👉 De acordo com a FGV, o processo de contratação pode custar até 3 vezes o valor do salário do funcionário. E isso inclui não apenas o salário, mas também o treinamento, a integração e o tempo investido para que o novo colaborador se adapte à equipe e à empresa.

    Dessa maneira, esse cálculo, ao prever esse acontecimento ou ajudar a evitá-lo, faz com que a empresa consiga garantir um crescimento financeiro satisfatório e contínuo, sem a necessidade de investir em novos processos.

    Como evitar e reduzir o Turnover na sua empresa

    Como percebemos, substituir e trocar colaboradores não é um processo simples e prático, pois demanda tempo e gera bastante gastos financeiros. Nesse caso, torna-se muito mais interessante e viável investir em estratégias que reduzam ou evitem o índice de rotatividade na sua organização.

    📖 Leia também: Avaliação de candidatos: 5 fatores que você deve levar em consideração

    Veja abaixo alguns exemplos de como evitar o Turnover em sua empresa:

    1. Criar um plano de carreira bem estruturado;
    2. Realizar campanhas e ações que motivem os funcionários;
    3. Propor campanhas e dinâmicas de bem-estar;
    4. Construir uma política de benefícios;
    5. Estabelecer horários mais flexíveis;
    6. Criar um relacionamento mais horizontal com seus funcionários;
    7. Entregar feedbacks constantes;
    8. Reconhecer as conquistas de seu time como líder;
    9. Realizar treinamentos e capacitações;
    10. Desenvolver um programa de recrutamento de qualidade.

    Checagem de dados como forma de evitar o Turnover em sua empresa

    É super importante e necessário conhecer quem você contrata para a sua empresa. Isso porque, ao conhecer seus parceiros e colaboradores, é possível diminuir os riscos e evitar problemas para sua empresa como o Turnover, por exemplo.

    Nossa solução de Background check pode ser essencial para reduzir esses índices de rotatividade. A tecnologia de checagem de dados verifica informações como antecedentes/informações de pessoas utilizando fontes trabalhistas, financeiras, listas restritivas e outras.

    Todo esse processo é feito de forma completa, gerando resultados em uma única plataforma e em poucos minutos.

    Isso faz com que o usuário consiga conhecer de forma precisa e ampla seus colaboradores, analisar seus dados e tomar de forma rápida uma decisão sobre sua contratação, com a certeza de que os riscos de parceria com aquela pessoa ou instituição são inexistentes e que sua empresa está segura.

    Dessa maneira, como as principais vantagens de utilizar essa nossa tecnologia temos:

    • Dados unificados em uma única plataforma;
    • Facilidade e rapidez na hora da decisão;
    • Prevenção às fraudes;
    • Checagem automatizada;
    • Segurança e transparência para seu negócio.

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